Exemples de missions

Le succès d’une mission d’audit et conseil dépend en grande partie de la relation de confiance qui s’établit entre le commanditaire et le prestataire. C’est pourquoi, à moins d’un accord exprès, nous ne nommons pas les structures auprès desquelles nous sommes intervenus.

Les entreprises qui font appel à nos services sont bien sûr assurées du respect absolu de la confidentialité des informations qu’elles nous communiquent.

Voici les grands domaines dans lesquels nous sommes intervenus :

  • Faire évoluer la chaîne de production
  • Améliorer la commercialisation
  • Renforcer l’organisation
  • Autres audits

Faire évoluer la chaîne de production

Rationaliser un système d’édition multisupport
Mission réalisée pour une collection de guides touristiques associée à un site Internet

Objectifs

Déployer un système complet facilitant la gestion des flux de données, la saisie et la mise au point des contenus, et l’automatisation ou la semi-automatisation de la publication pour le Web et le papier

Aider l’équipe à devenir entièrement autonome dans la gestion des publications

Favoriser la maîtrise des conditions économiques de l’activité

Réalisations

Conception et suivi du développement d’une nouvelle interface pour le back-office gérant l’ensemble des données du site Internet et des ouvrages papier : champs de saisie, droits d’accès, règles de nommage et d’utilisation des fichiers médias…

Création de la DTD permettant l’export des données au format XML et leur intégration automatique dans les gabarits InDesign

Formation des maquettistes au logiciel InDesign, et notamment à ses fonctions XML

Accompagnement dans la création des gabarits InDesign et contrôle de l’import des données XML


Accompagner la refonte d’une charte graphique facilitant la publication multisupport
Mission réalisée pour une collection de guides culturels

Objectif

Garantir que les nouvelles maquettes réalisées par la maison d’édition permettront une bonne récupération ultérieure des contenus au format XML

Réalisations

Rédaction d’un document de recommandations pour la création des maquettes : facteurs de risque, choix d’un logiciel de PAO adapté au XML, gestion des blocs et des illustrations, nommage et utilisation des styles…

Contrôle de la conformité des maquettes réalisées avec les recommandations initiales

Évaluation des implications budgétaires et organisationnelles d’une publication multisupport à venir

Préconisations pour la formation de l’équipe


Mettre en place une chaîne d’édition multisupport
Mission réalisée pour une maison d’édition spécialisée

Objectifs

Rationaliser et industrialiser la publication des ouvrages sur différents supports

Alléger la chaîne de production en PAO sans augmenter la charge de travail des éditeurs

Donner aux responsables de l’éditorial les moyens de choisir les supports et le mode de production les plus pertinents, puis de dialoguer efficacement avec les autres acteurs de la chaîne

Réalisations

Séminaire préparatoire destiné aux directeurs éditoriaux et éditeurs de la maison (enjeux, outils et impacts d’un projet de structuration) :

• apports théoriques et techniques
• manipulations (éditeur XML, publication HTML et e-book)
• réflexion en commun sur les conséquences, en matière d’organisation, des différents choix techniques possibles

État des lieux :

• analyse approfondie des collections retenues dans le cadre du projet
• modélisation détaillée du processus de production initial

Assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) :

• accompagnement de chaque éditeur dans le travail de structuration de ses collections
• identification du balisage transversal à retenir (le jeu de balises pouvant être commun à plusieurs collections)
• écriture des DTD spécifiques et intégration dans le processus éditorial
• accompagnement dans la sélection des fournisseurs
• finalisation des DTD en fonction des discussions avec les fournisseurs
• mise en place du circuit de production impliquant éditeurs, auteurs et fournisseurs


Déterminer la faisabilité et l’opportunité de la mise en place d’un système de gestion documentaire
Mission réalisée pour un organisme de recherche appliquée et de développement

Objectifs

Estimer les enjeux, l’intérêt et le périmètre d’un projet de mise en place d’un système de gestion documentaire et d’édition pour un ensemble de 400 à 500 documents produits chaque année, disponibles sous forme imprimée, électronique pour l’impression et électronique interactive (environ 10 000 articles mis en ligne sur le site Internet)

Évaluer l’investissement à prévoir, en termes financiers et organisationnels

Disposer d’une analyse comparative des solutions existantes

Réalisations

État des lieux devant servir de base à une définition plus précise du projet

Proposition de solutions adaptées aux besoins :

• description technique
• analyse de l’incidence sur le système existant et sur l’organisation
• évaluation des coûts et de la rentabilité

Préconisations tenant compte des choix de l’organisme commanditaire et de ses priorités, en vue de la mise en place progressive d’un système permettant la centralisation de l’information et l’édition multisupport


Rationaliser l’élaboration d’un volume important de documents complexes et faciliter leur circulation
Mission réalisée pour un conseil régional 

Objectifs

Améliorer la procédure de réalisation d’un grand nombre de rapports de 10 à plus de 150 pages, incluant des textes, tableaux et graphiques d’origines diverses (informatique et papier) et pouvant faire l’objet d’une impression laser ou offset

Réduire le poids des fichiers de manière à optimiser leur circulation sur le réseau informatique interne, pour validation ou consultation

Réalisations

État des lieux :

• organisation de la chaîne de production
• compétences des différents collaborateurs
• contraintes à prendre en compte (techniques, juridiques et de validation)

Proposition d’une solution technique d’automatisation, incluant le développement d’un outil logiciel spécifique, et d’une nouvelle organisation (mise en place d’une cellule édition)

Définition précise des tâches devant revenir à chacun des intervenants et recommandations pour la constitution de la cellule édition

Élaboration d’un plan de formation par métiers


Faire évoluer matériel et logiciels pour améliorer le flux de production
Mission réalisée pour une fédération d’associations

Objectifs

Améliorer la production, en termes d’efficacité, de flux et de coûts, en tenant compte des passerelles de communication au sein de l’entreprise et du projet de mise en place de bases de données XML

Aider l’équipe à s’adapter à la nouvelle organisation

Réalisations

État des lieux :

• analyse quantitative et qualitative de la production
• analyse du processus de réalisation (par sous-traitance ou en interne, mais avec recours à un prestataire pour la réalisation des PDF)

Proposition d’évolution vers une solution matérielle et logicielle plus appropriée, devant permettre de réduire les délais et les coûts, et de rationaliser la production

Mise en place d’une nouvelle organisation du travail

Accompagnement des utilisateurs dans la prise en main des nouveaux outils

Améliorer la commercialisation

Améliorer la diffusion et relancer l’activité d’édition
Mission réalisée pour un éditeur de publications techniques destinées aux professionnels

Objectifs

Améliorer l’efficacité de la diffusion des ouvrages, dans un contexte de baisse du chiffre d’affaires d’environ 15 % sur trois ans

Relancer l’activité d’édition de manière pertinente

Réalisations

Analyse :

• du contexte interne
• de la politique éditoriale
• de la concurrence, de la politique tarifaire, du marketing promotionnel…

Préconisations portant sur :

• la politique éditoriale (création d’un comité éditorial, mise en adéquation de la forme physique des publications avec un contenu très
• fiable et précieux pour les lecteurs)
• la réalisation d’une étude de marché (concurrence et attentes des professionnels visés)
• la politique de marketing promotionnel par canaux et la politique tarifaire
• les axes de développement à envisager (meilleure exploitation d’un fonds exceptionnel en élargissant la cible et en diversifiant les supports de publication)


Analyser la commercialisation des ouvrages afin de redresser les ventes
Mission réalisée pour une maison d’édition spécialisée

Objectifs

Identifier très précisément les causes de l’érosion des ventes, deux ans après un changement de diffuseur

Définir des actions visant à redresser la situation

Réalisations

Enquête sur le terrain (visites anonymes et questions aux responsables), auprès d’un échantillon représentatif de plus de vingt points de vente, situés à Paris et en province

Analyse détaillée des procédures et outils commerciaux existants

Étude de la production

Recommandations portant sur :

• une utilisation optimale des données statistiques que peut fournir le diffuseur
• la construction d’outils qui permettront un meilleur suivi et encadrement de la commercialisation


Concevoir un site marchand et en piloter la réalisation technique
Mission réalisée pour une maison d’édition

Objectifs

Renforcer la commercialisation des livres en exploitant au mieux les possibilités d’Internet (achat en ligne, VPC, cadeaux d’entreprise…)

Améliorer la promotion des ouvrages, à l’échelle nationale et internationale

Réalisations

Analyse du site existant (structure, navigation, graphisme) et de son utilisation comme outil de promotion

Définition précise des besoins

Mise au point, en concertation avec le commanditaire, de l’arborescence et de l’ergonomie du nouveau site

Pilotage de la réalisation technique – menée par un prestataire sélectionné par l’Asfored –, incluant la mise en place d’un système de gestion de contenu performant et simple : back-office sécurisé et accessible par Internet, permettant à des non-informaticiens de procéder facilement aux mises à jour

Création d’une newsletter par mail gérée par un outil de mise en page et d’envoi lui aussi simple à utiliser


Mettre en place une base de données de gestion des ventes
Mission réalisée pour une maison d’édition spécialisée

Objectifs

Optimiser la gestion des ventes

Améliorer le reporting logistique et financier

Mieux soutenir le travail de la force de vente

Réalisations

Audit du système d’administration des ventes qui gérait l’activité vente directe et qui ne donnait pas satisfaction aux services Administration des ventes et Comptabilité de l’entreprise

Recherche d’une solution de remplacement

Reprise des données de l’ancien système, dédoublonnage et redressement des comptes clients

Création des interfaces avec la comptabilité, le logisticien et les banques pour les règlements

Mise en place (organisation, définition des missions) d’une structure externe chargée d’assurer : 

• la gestion des commandes, des expéditions, des paiements, des recouvrements
• le reporting logistique et financier
• le support à la force de vente (extractions)

Formation des utilisateurs


Analyse du fonctionnement du service administration des ventes
Mission réalisée pour un établissement public

Objectifs

Accroître la satisfaction des clients finaux

Faciliter les interactions entre les services

Simplifier les processus de saisie de commandes

Améliorer le fonctionnement général du service

Maîtriser les conditions économiques de cette activité

Gérer efficacement l’externalisation des stocks

Réalisations

Identification des améliorations à apporter aux systèmes de vente, de gestion et de saisie des commandes

Conseils pour l’amélioration des documents produits et du flux d’information, et pour une meilleure maîtrise de la chaîne de publication

Mise en place d’un plan de formations


Mettre en place une stratégie de diffusion-distribution
Mission réalisée pour le pôle édition d’un établissement public

Objectifs

Assurer la diffusion-distribution des nouveaux titres

Élaborer une stratégie de diffusion-promotion pour l’ensemble des ouvrages, en tenant compte de l’augmentation prévue du nombre annuel de parutions

Réalisations

En étroite collaboration avec les responsables du pôle, analyse des ressources et procédures existantes en matière de production, de communication et de diffusion-distribution

Exploration des axes de développement envisagés

Inventaire des outils appropriés pour toucher les cibles privilégiées à court et moyen terme, et des outils de suivi et de contrôle à mettre en place

Validation en commun des outils et options retenus

Accompagnement, en interne et sur le terrain, pour la mise en œuvre des nouvelles relations commerciales

Test sur le terrain de l’efficacité des outils préconisés


Améliorer la promotion des ouvrages
Mission réalisée pour une maison d’édition associative

Objectifs

Mettre davantage en valeur la production de la maison

Mieux communiquer sur les parutions

Assurer la promotion d’un important ouvrage à paraître

Réalisations

Analyse de la stratégie de communication de la maison d’édition

Mise en œuvre immédiate d’actions concrètes autour de l’ouvrage à paraître :

• réalisation d’un dossier de presse
• prise de contact avec des journalistes
• organisation de conférences
• mailing ciblé…

Mise au point d’une méthode de travail et élaboration d’outils de communication pour les actions à venir

Renforcer l’organisation

Optimiser l’organisation, rationaliser et améliorer les outils
Mission réalisée pour une maison d'édition, à la demande d’une agence régionale du livre

Objectifs

Analyser l’organisation de l’équipe, le management de la maison et l’organisation spatiale (plusieurs lieux de production)
Renforcer l’organisation et mettre en place de nouveaux outils et méthodes
Permettre à la maison de tirer le meilleur profit d’une aide publique à venir

Réalisations

État des lieux de l’organisation existante sur les différents sites : entretiens, soutenus par un questionnaire validé par le gérant de la société, avec chacun des salariés de l’entreprise

Diagnostic portant sur :

• la répartition des tâches, les rôles et responsabilités de chacun
• les forces et faiblesses de l’éclatement spatial
• le potentiel de mobilisation
• le management
• le processus de décision éditoriale et de pilotage
• la fonction commerciale

Préconisations pour une nouvelle organisation :

• intégration des différents sites dans une même structure d’entreprise (organigramme unifié et transgéographique)
• création d’une direction générale
• restructuration du pôle éditorial et de son management
• création et structuration d’un nouveau pôle commercial
• instauration d’un nouveau processus de programmation et de gestion des projets éditoriaux
• élaboration d’un plan de développement à moyen terme


Réorganiser l’activité pour relancer l’entreprise
Mission réalisée pour une maison d’édition en région

Objectifs

Analyser le fonctionnement de la maison, la rentabilité des différentes activités (édition, diffusion, distribution, prestations graphiques) et les perspectives
Élaborer un plan de restructuration permettant à la maison d’équilibrer ses comptes et de reprendre son développement

Réalisations

Diagnostic stratégique (éditorial, commercial et structurel), devant servir de base à la réorganisation et au développement de la maison

Diagnostic financier, impliquant des recommandations à mettre en œuvre rapidement pour prévenir les risques à court terme

Préconisations :

• plan de restructuration financière
• plan de restructuration stratégique (activité éditoriale et commerciale, mise en place de nouveaux outils de gestion)
• plan de relance sur trois ans


Analyser l’organisation d’une maison d’édition en vue d’un développement commercial
Mission réalisée pour une maison d’édition

Objectifs

Analyser la répartition des ressources humaines afin de dégager des préconisations en termes d’organisation et de management pour accroître l’efficacité de l’équipe
Définir le profil de poste favorisant l’embauche de la personne adéquate en vue d’un développement commercial marqué

Réalisations

État des lieux, impliquant des entretiens individuels avec chacun des salariés

Analyse des forces et faiblesses

Préconisations portant sur l’organisation

 

Autres audits

Le succès d’une mission d’audit et conseil dépend en grande partie de la relation de confiance qui s’établit entre le commanditaire et le prestataire. C’est pourquoi, à moins d’un accord exprès, nous ne nommons pas les structures auprès desquelles nous sommes intervenus.

Les entreprises qui font appel à nos services sont bien sûr assurées du respect absolu de la confidentialité des informations qu’elles nous communiquent. 


LE LIVRE EN GUYANE : État des lieux, diagnostic et préconisations
Mission réalisée pour le Conseil régional de Guyane et la Direction des affaires culturelles de Guyane

Objectifs

Proposer des dispositifs d’accompagnement pour favoriser le développement économique et la professionnalisation des structures de l’édition et de la librairie ;
Proposer des solutions adaptées, réalistes et respectueuses de la singularité du livre guyanais.

Le Conseil régional et la Direction des affaires culturelles de Guyane ont réaffirmé leur souhait de donner les moyens à la région de mettre en place, dès à présent, une véritable politique de l’éducation au livre et à la lecture pour une jeunesse en forte croissance, de former de futurs lecteurs mais aussi de futurs auteurs, éditeurs, libraires, bibliothécaires, journalistes, citoyens éclairés de demain. Cette ambition passe par l’aide aux structures actuelles et la mise en place d’une politique volontariste de long terme.

Réalisations

• état des lieux préalable
• entretiens avec 21 des acteurs les plus représentatifs du territoire
• élaboration d’un diagnostic spécifique à chaque structure (édition, librairie), intégrant les problématiques liées au numérique
• préconisations, propositions d’outils opérationnels adaptés.

Préconisations :

Constitution d’un « écosystème du livre » local qui passerait par :

• l’instauration d’une agence du Livre en Guyane, de façon à aider les acteurs de la chaîne du livre à se structurer et devenir des partenaires à part entière de la politique de soutien du Conseil régional ;
• ainsi que la création d’un portail Internet : « Livre en Guyane ».

Les principales autres préconisations ont été articulées autour de :

• la professionnalisation et la formation des acteurs, par le biais notamment de la mise en place d’un programme annuel de formation à  la gestion de structures
• le conseil et l’accompagnement
• le partage d’outils et la mutualisation des moyens (contrats types, fiches produits, bases de données…)
• la mise en place de rencontres interprofessionnelles, interrégionales ou transfrontalières
• le développement d’une stratégie multicanal des libraires
• le développement de salons du livre en Guyane et hors Guyane
• le soutien à la création d’outils innovants
• l’information sur les aides existantes et nouvelles, leur renforcement associé à une simplification des procédures.


Offrir une vision d'ensemble et proposer des outils pour affiner les dispositifs d'aide publique au livre
Mission réalisée pour Languedoc-Roussillon livre et lecture (LR2L), structure régionale du livre

Objectifs

Soutenir de la manière la plus efficace le développement dans la durée des éditeurs de la région

• adapter l’accompagnement des éditeurs par la structure régionale du livre
• adapter les aides directes et indirectes de l’État et des collectivités territoriales 

Et pour cela :

• disposer d’un diagnostic partagé sur l’édition en région
• mettre en perspective les orientations stratégiques des différents intervenants 

Réalisations

État des lieux :

• élaboration d’un questionnaire couvrant tous les aspects de la vie des maisons d’édition et permettant d’établir une photographie du paysage éditorial de la région 
• analyse des résultats collectés, conduisant à un diagnostic du secteur (établissement d’une typologie des maisons d’édition, de leurs besoins et de leurs attentes)
• entretiens avec des acteurs représentatifs (éditeurs, responsables institutionnels du conseil régional et de la Drac, libraires, diffuseurs-distributeurs, bibliothécaires…) afin d’approfondir le diagnostic

Recensement des aides et des politiques d’accompagnement existantes, et ouverture sur les politiques mises en œuvre dans d’autres régions :

• identification des aides nationales ou régionales auxquelles font appel les éditeurs de la région
• analyse transversale et thématique des aides existant dans d’autres régions, afin d’identifier les actions émergentes et de croiser les expériences

Préconisations pour une politique de soutien adaptée à l’édition dans la région, classées par grandes catégories d’actions :

• accompagner la professionnalisation des maisons d’édition
• renforcer les liens avec les autres acteurs
• encourager la mutualisation de fonctions
• mettre en place des soutiens financiers ciblés


Élaborer un cahier de modélisation pour le développement d’un progiciel de gestion intégré
Mission réalisée pour un éditeur et distributeur opérant en France et en Suisse

Objectifs

Mettre en place un progiciel couvrant le spectre de l’activité d’éditeur-distributeur, en remplacement d’un système existant articulé autour de plusieurs bases de données
Optimiser la gestion commerciale, la distribution et la vente
Améliorer le reporting logistique, financier et commercial

Réalisations

Entretiens, analyse de la production et de la documentation en vue d’identifier précisément les besoins

Analyse du système existant

Élaboration du cahier de modélisation pour un logiciel permettant la gestion :

• du catalogue et des articles
• de la production et des droits d’auteur
• des clients et commandes (incluant la VPC et les abonnements)
• des transactions commerciales
• de la facturation avec proforma et réédition de factures et avoirs
• des moyens de paiement
• des encaissements
• des stocks et lieux de stockage
• du marketing et des statistiques

Cette solution tient compte des spécificités des marchés suisse et français.


Aider une maison d’édition à redresser sa situation financière
Mission réalisée pour une maison d’édition, à la demande d’une agence régionale du livre

Objectifs

Contribuer à la construction d’un plan financier multipartenarial réaliste devant permettre à l’éditeur de résoudre ses problèmes récurrents de trésorerie
Aider l’éditeur dans ses choix de gestion

Réalisations

Diagnostic financier, assorti de conseils de prévention des risques à court terme

Diagnostic stratégique (éditorial, commercial et structurel)

Préconisations :

• plan de redressement financier (arrêt de l’hémorragie financière, apurement des séquelles du passé)
• plan de restructuration stratégique (activités, modes de production, de commercialisation, d’organisation et de gestion de l’entreprise)
• plan de relance et de développement sur trois ans


Contribuer à la refonte d’une politique publique de soutien à l’édition
Mission réalisée pour le conseil régional d’Aquitaine

Objectifs

Conforter et accompagner le dynamisme des maisons d’édition en intégrant à la politique culturelle de la Région un axe privilégiant le développement économique
Renforcer le tissu économique du secteur, notamment en favorisant la venue de nouveaux éditeurs

Réalisations

Enquête approfondie auprès d’un échantillon représentatif de vingt-deux maisons d’édition (en complément d’un état des lieux réalisé par l’agence régional du livre), du principal diffuseur-distributeur de la région et des représentants des institutions culturelles impliquées

Établissement d’une typologie des difficultés, manques et besoins

Étude du dispositif de soutien existant, de ceux mis en œuvre dans d’autres régions et des aides nationales

Préconisations hiérarchisées et chiffrées pour :

• favoriser l’accès aux marchés
• réorienter les aides à la publication et à la traduction
• améliorer la chaîne de production des livres (modernisation des outils de production, soutien à l’industrie graphique)
• accroître la professionnalisation des éditeurs (modernisation des outils et méthodes de gestion et de management, accès à la formation)
• consolider la structure financière des entreprises
• renforcer le tissu économique du secteur